ตอนที่ 2 อธิบายคำศัพท์ (
(1).Electronic Mail (E-Mail)
อี-เมล์ (E-mail) ย่อมาจาก Electronic mail (แปลว่า ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์) หมายถึงการสื่อสารหรือการส่งข้อความ โน้ต หรือบันทึกออกจากคอมพิวเตอร์เครื่องหนึ่ง ผ่านไปเข้าเครื่องปลายทาง (Terminal) หรือเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยส่งผ่านทางระบบเครือข่าย (Network) ผู้ส่งจะต้องมีเลขที่อยู่ (E-mail address) ของผู้รับ และผู้รับก็สามารถเปิดคอมพิวเตอร์เรียกข่าวสารนั้นออกมาดูเมื่อใดก็ได้ โดยปกติ จะไม่มีการพิมพ์ข้อความหรือข่าวสารนั้นลงแผ่นกระดาษ นับว่าเป็นการประหยัดกระดาษไปได้ส่วนหนึ่ง โดยทั่วไป ถือกันว่าเป็นงานส่วนหนึ่งของสานักงานอัตโนมัติ (Office automation) ปัจจุบันได้รับความนิยมเป็นอันมาก E-mail คือ จดหมาย ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ บางแห่งใช้เฉพาะภายใน บางแห่งใช้เฉพาะภายนอกองค์กร (สาหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet) การใชงานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม Word จากนั้นก็คลิกคาสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า Email Address เป็นหลักในการรับส่ง
(2.) Call Waiting
บริการเรียกซ้อน (Call Waiting) หมายถึง การที่คนโทรเข้ามาหาเราในขณะที่เรา กำลังสนทนาโทรศัพท์กับอีกคนหนึ่งอยู่ โดยจะมีเสียงเตือนเข้ามาทางหูฟัง ซึ่งหมายถึงว่าขณะนี้กำลังมีคนเรียกซ้อนเข้ามา ผู้สนทนาสามารถจะเลือกสนทนากับคนใหม่ได้ โดยกดรหัสก็สามารถสนทนา กับผู้เรียกเข้ามาใหม่ได้ และยังสามารถกดรหัสกลับไปสนทนากับคู่สนทนาเก่าได้อีกด้วย ถ้าต้องการ
(3.) Office Automation
office automation แปลว่า การอัตโนมัติสำนักงานสำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง การใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ภายในสำนักงาน เพื่อให้ดำเนินการไปโดยอัตโนมัติ หลีกเลี่ยงการปฏิบัติด้วยมือให้มากที่สุด เป็นต้นว่า การทำจดหมายเวียน (ข้อความในจดหมายเหมือน ๆ กัน แต่ส่งถึงชื่อคนหลายคน) ในกรณีนี้ หากใช้คอมพิวเตอร์ทำ ก็จะประหยัดเวลาได้มาก เพราะสามารถสั่งทีเดียวได้เลย ส่วนในความหมายของคำแปลที่ว่า "สำนักงานอัตโนมัติ" นั้น อธิบายง่าย ๆ ได้ว่า หมายถึง สำนักงานที่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์นั่นเอง ( ในภาษาอังกฤษ บางทีใช้ automated office)สำนักงานอัตโนมัติ(Office Automation)
(4.) Hot Line
บริการเลขหมายด่วน (Hot Line) เป็นบริการที่ใช้ยกหูโทรศัพท์และรอ 4 วินาที โดยไม่ต้องกดปุ่มเลขหมาย ผู้เรียกสามารถเรียกกลับไปยังเลขหมายท่ต้องการได้โดยอัตโนมัติ
(5.) Telnet
Telnet คือ บริการที่ช่วยให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์อีกเครื่องหนึ่งโดยการใช้Internet หากคุณได้รับสิทธิ์ในการเชื่อมต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นจากเจ้าของเครื่องหรือผู้ดูแล Telnet จะยินยอมให้คุณพิมพ์คำสั่งที่ใช้สำหรับการเข้าถึงโปรแกรมและการบริการต่างๆ ที่อยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์ระยะไกล ราวกับว่าคุณนั่งอยู่ตรงข้างหน้าเครื่องดังกล่าว สามารถใช้ Telnet ทำงานได้หลายอย่าง ซึ่งรวมถึงการเข้าถึงอีเมล ฐานข้อมูล หรือแฟ้ม ซึ่งบริการ Telnet นี้จะทำงานในเครื่องบริการที่ติดตั้งระบบปฏิบัการUnixหรือ Linuxตัวอย่างโปรแกรม เช่น NCSA Telnet
(6.) Internal Communication
การติดต่อสื่อสารภายใน (Internal Communication) มีวัตถุประสงค์ให้บุคลากรภายในหน่วยงานได้ทราบข่าวคราว ความเคลื่อนไหวต่าง ๆ เพื่อชี้แจง กฎ ระเบียบต่าง ๆ ที่กำหนดขึ้น ทำได้ 2 วิธีคือ
1.1 การติดต่อด้วยวาจาหรือคำพูด มีความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดเงิน ให้ความรู้สึกเป็นกันเอง สังเกตความจริงใจได้ และได้ข้อมูลย้อนกลับทันที
1.2 การติดต่อด้วยลายลักษณ์อักษร เป็นทางการและมีหลักฐานชัดเจน สามารถอ่านทวนความได้ทุกเวลาหรือสถานที่
การติดต่อสื่อสารภายใน สามารถแบ่งได้ 3 ลักษณะ คือ
1.การติดต่อสื่อสารในระดับเดียวกัน ไม่เป็นพิธีการ ง่ายแก่การเข้าใจ
2.การติดต่อสื่อสารจากเบื้องบนสู่เบื้องล่าง เป็นพิธีการ และมักเป็นการสื่อสารทางเดียว
3.การติดต่อสื่อสารจากเบื้องล่างสู่เบื้องบน เป็นพิธีการเช่นเดียวกันการสื่อสารจากบนสู่ล่าง
(7.) External Communication
การติดต่อสื่อสารภายนอก (External Communication) คือ
การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่
1.การต้อนรับ
2.การนัดหมาย
3.จดหมายออก และจดหมายเข้า
4.โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5.การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6.การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7.การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8.สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9.คำปราศรัย
10.ข้อความโฆษณา
(8.) Search Engine
Search Engine คือ เครื่องมือการค้นหาข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ต ที่ทุกคนสามารถเข้าไปค้นหาข้อมูลผ่านอินเทอร์เน็ตก็ได้ โดยกรอกข้อมูลที่ต้องการค้นหา หรือ Keyword (คีย์เวิร์ด) เข้าไปที่ช่อง Search Box แล้วกด Enter แค่นี้ข้อมูลที่เราค้นหาก็จะถูกแสดงออกมาอย่างมากมายก่ายกอง เพื่อให้เราเลือกข้อมูลตรงกับความต้องการที่สุดเอามาใช้งาน โดยลักษณะการแสดงผลของ Search Engineนั้นจะทำการแสดงผลแบบ เรียงอันดับ Search Results ผ่านหน้าจอคอมพิวเตอร์ของเร
ตัวอย่าง Search Engine ที่มีชื่อเสียงทั้งในประเทศไทยและต่างประเทศ เช่นsanook.com, siamguru.com, google.com, yahoo.com, msn.com, altavista.com, search.com เป็นต้น
(9.) Freeware
Freeware คือ ซอฟต์แวร์ประเภทที่ให้ใช้งานได้ฟรี แต่บางครั้งมีข้อจำกัดบางอย่าง เช่น ใช้ได้เฉพาะส่วนบุคคล ห้ามใช้ในเชิงพาณิชย์ หากต้องการใช้เชิงพาณิชย์ จะมีเวอร์ชันที่ผู้พัฒนาเตรียมไว้ขาย ซอฟต์แวร์ประเภทนี้ต้องระวังหากใช้ในองค์กร ควรจะศึกษาไลเซนต์ให้ดีเสียก่อน ยกตัวอย่างไลเซนส์ของ Adobe Reader โปรแกรมที่ใช้อ่านไฟล์ PDF เป็น Freeware อนุญาตให้ใช้งานได้ฟรี แต่หากไม่อ่านไลเซนส์ดีๆ จะผิดไลเซนส์ได้ง่าย เพราะ Adobe Reader ไม่อนุญาตให้ติดตั้งผ่าน Server ได้ นั่นคือ เราไม่สามารถนำตัวติดตั้งมาวางไว้บนServer ขององค์กรแล้วให้พนักงานดาวน์โหลดได้ หากทำเช่นนั้นถือว่าผิดไลเซนส์
(10.) Bulletin Board
Bulletin board หมายถึง กระดานข่าว กระดานข่าวมีไว้สำหรับติดประกาศข้อความต่าง ๆ เช่น เพื่อโฆษณารายการที่ต้องการหรือเพื่อประกาศหรือให้ข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องราวหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ กระดานข่าวมักจะทำจากวัสดุเช่นไม้ก๊อกเพื่ออำนวยความสะดวกในการติดประกาศข้อความเพิ่มเติมหรือเอาข้อความออกได้ง่าย ในปัจจุบันใช้กระดานข่าวแม่เหล็กแทนกระดานไม้ก๊อกกันอย่างแพร่หลาย เนื่องจากไม่ต้องมีปัญหาเสื่อมสภาพจากการปักหมุดและการถอนหมุดตลอดเวลา ในห้องสมุดมักจะติดกระดานข่าวไว้กับผนังใกล้ประตูทางเข้าห้องสมุดเพื่อใช้แสดงประกาศเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่กำลังจะมาถึง บนกระดานข่าวบางครั้งจะจัดแสดงใบหุ้มปกของหนังสือใหม่ หรือรายการหนังสือใหม่ของห้องสมุด บทวิจารณ์และข้อเสนอแนะจากผู้ใช้ห้องสมุด บางครั้งเป็นคำตอบจากผู้บริหารห้องสมุด และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของห้องสมุด กระดานข่าวอาจทำเป็นตู้ปิดล็อคหรือเปิดโล่งก็ได้ กระดานข่าวเป็นวิธีที่ง่ายและให้ความคิดสร้างสรรค์เพื่อเพิ่มสีสันการประดับตกแต่งในห้องสมุด ทำให้ผนังของห้องสมุดสว่างขึ้นและให้ความรู้กับผู้ใช้เกี่ยวกับทรัพยากรห้องสมุด บรรณารักษ์สามารถใช้กระดานข่าวเพื่อดึงดูดใจลูกค้าห้องสมุดให้อ่านได้ตลอดทั้งปี
