การสื่อสารข้อมูลในสำนักงาน

ตอนที่ 1

1.หน้าที่ของสำนักงานคืออะไร อธิบาย

สำนักงาน(Office)  คือสถานที่ทำการ  ซึ่งใช้เป็นที่ทำงานของเจ้าหน้าที่รัฐบาล  พนักงานรัฐวิสาหกิจ และพนักงานของหน่วยธุรกิจต่างๆ  เป็นสถานที่ที่ใช้ในการบริหารงาน  สั่งการ  ให้คำแนะนำปรึกษาโต้ตอบจดหมาย     จัดเตรียมแบบฟอร์ม    และรายงานจัดเก็บเอกสารและบริหาร  งานเอกสาร  ซึ่งงานเหล่านี้ เป็นหน้าที่ของพนักงานพิมพ์ดีด    เลขานุการ    ผู้จัดเก็บเอกสาร    พนักงานบัญชี  ผู้ใช้เครื่องใช้สำนักงาน  ผู้ควบคุมและ ผู้จัดการสำนักงาน ครับ
สรุปได้ว่า    
         งานสำนักงานคือ    งานธุรการในองค์การนั่นเอง   ซึ่งเป็นงานที่เกี่ยวกับการวางแผน  การควบคุม    ให้บริการ   ดำเนินงานให้บริการเกี่ยวกับข้อสนเทศทุกชนิดขององค์การตลอดจนการบริการสิ่งอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้แก่ส่วนงานทั้งหมดขององค์การ   เพื่อให้องค์การทำงานได้   อย่างมีประสิทธิภาพ  และได้ผลกำไรมากที่สุด

2.ระบบสำนักงานอัตโนมัติหมายถึงอะไร อธิบาย

ระบบสำนักงานอัตโนมัติ OAS คือ ระบบสารสนเทศที่สามารถสร้าง (Create) เก็บข้อมูล (Store) ปรับปรุงข้อมูล (Modify) แสดงภาพ (Display) และติดต่อสื่อสารระหว่างระบบธุรกิจ โดยการใช้คอมพิวเตอร์และระบบเทคโนโลยีการสื่อสาร เข้ามาช่วย แทนการพูด เขียน หรือส่งรูปภาพแบบเดิม  เป็นระบบที่สนับสนุนงานในสำนักงาน หรืองานธุรการของหน่วยงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ส่วนใหญ่เป็นการนำคอมพิวเตอร์มาเชื่อมโยงเป็นเครือข่ายกับอุปกรณ์ต่างๆ ของสำนักงาน เพื่อประโยชน์ในการใช้งาน  ระบบจะประสานการทำงานของบุคลากรรวมทั้งกับบุคคลภายนอก หรือหน่วยงานอื่น  ระบบนี้จะเกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร โดยการใช้ซอฟท์แวร์ด้านการพิมพ์  การติดต่อผ่านระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์  เป็นต้น ผลลัพธ์ของระบบนี้ มักอยู่ในรูปของเอกสาร  กำหนดการ  สิ่งพิมพ์  ข่าวสาร                

ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS)   ประกอบด้วยระบบ ต่างๆ  ดังนี้

          1.  ระบบจัดการเอกสาร

          2.  ระบบจัดการด้านข่าวสาร

          3.  ระบบประชุมทางไกล  

          4.  ระบบสนับสนุนสำนักงาน    

                ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ (OAS)  มีองค์ประกอบที่สำคัญคือ

           1. Networking System  คือ ระบบข่ายงานที่เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ระหว่างกันทั่วองค์กร  

          2. Electronic Data Interchange  คือ การสื่อสารข้อมูลข่าวสารระหว่างกันโดยอาศัยสัญญาณข้อมูลข่าวสารแบบ อิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย  

          3. Internet  คือ การรวมตัวกันของระบบเครือข่ายตามข้อ1 ที่กระจายอยู่ทั่วโลกจนกลายเป็นเครือข่ายขนาดใหญ่  

         4. Paperless System คือ ระบบที่ไม่ใช้กระดาษ ดัง2 ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดคือ

             4.1  Post of Sale (POS) เป็นการขายแบบมีการบันทึกรายการขาย และ รายละเอียดอื่นที่เกี่ยวกับสินค้าทันทีที่มีการขาย ณ จุดขายนั้นๆ

             4.2   Electronic Funds Transfer(EFT) เป็นระบบการโอนเงินอัตโนมัติของธนาคารทั่วไป

3.การติดต่อสื่อสารภายนอกสำนักงานมีอะไรบ้าง

 คือ การติดต่อสื่อสารระหว่างสำนักงานกับบุคคลภายนอกหรือหน่วยงานภายนอกสำนักงาน  ลักษณะของการติดต่อสื่อสารภายนอกได้แก่

1.         การต้อนรับ
2.      การนัดหมาย
3.      จดหมายออก และจดหมายเข้า
4.      โทรศัพท์ โทรสาร และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
5.      การใช้บริการจากบริษัท กสท. โทรคมนาคม จำกัด
6.      การใช้บริการบริษัทไปรษณีย์ไทย
7.      การใช้บริการสื่อมวลชนต่าง ๆ
8.      สิ่งตีพิมพ์ของบริษัท
9.      คำปราศรัย
10.    ข้อความโฆษณา

4.การติดต่อสื่อสารหมายถึงอะไร

การติดต่อสื่อสาร (Communication) เป็นกระบวนการรับและการถ่ายทอดข้อมูลอันได้แก่ ข้อเท็จจริง ความคิด ความรู้สึก
ทัศนคติ หรือเนื้อหาสาระต่างๆ ที่บุคคลที่เกี่ยวข้องกันจากบุคคลไปสู่บุคคล หรือจากบุคคลไปสู่กลุ่ม หรือจากกลุ่มไปสู่กลุ่ม เพื่อสร้างความเข้าใจ การชักจูงใจหรือมุ่งให้ความรู้หรือทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในการกระทำอย่างหนึ่งอย่างใดตามที่
ประสงค์

จุดมุ่งหมายของการติดต่อสื่อสาร
การติดต่อสื่อสารกันในแต่ละระดับ ย่อมมีจุดหมายที่แตกต่างกันไป โดยภาพรวมแล้ว การติดต่อสื่อสารมีจุดมุ่งหมาย ดังนี้ 1.เพื่อรับและส่งข่าวสารด้านต่างๆ สำหรับผู้ที่ติดต่อเกี่ยวข้องกันโดยมุ่งให้ความรู้และสร้างความเข้าใจที่ถูกต้อง 2.เพื่อจูงใจให้เกิดความร่วมมือ สร้างกำลังใจ แก่ผู้เกี่ยวข้องกัน และนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไข
3.เพื่อรับ ส่ง ความรู้สึกที่ดี และมุ่งรักษามิตรภาพต่อกัน

องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร
องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร ประกอบด้วย ส่วนสำคัญ 4 ประการ ได้แก่
1. ผู้ส่ง
2. ผู้รับ
3. ข่าวสาร/ข้อมูล
4. วิธีการติดต่อสื่อสาร
การสื่อสาร มี 2 ลักษณะ คือ วัจนสาร หมายถึง การติดต่อสื่อสารด้วยวาจา และการติดต่อสื่อสารโดยไม่ใช้วาจา ที่เรียกว่า
อวัจนสาร
องค์ประกอบของการติดต่อสื่อสาร •1. ผู้ส่งสาร • หมายถึง บุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่ต้องการส่งข่าวสาร/ข้อมูลให้ผู้รับสารโดยมีวัตถุประสงค์ วิธีการที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ และลักษณะของผู้รับสารที่มีความแตกต่างกันในด้านภาษา วัฒนธรรม ความรู้สึก ทัศนคติ ความเชื่อ และระดับความรู้
ซึ่งผู้ส่งสาร พึงตระหนักถึงการเลือกโอกาสและวิธีการที่เหมาะสมที่เอื้อให้ผู้รับสารเข้าใจและตอบสนองได้ง่าย

2.ข่าวสาร/ข้อมูล • ส่วนประกอบของข่าวสาร ข้อมูล มิใช่เป็นเพียงถ้อยคำ หรือภาษาเท่านั้น แต่ยังหมายรวมถึง โอกาส
ช่วงเวลา อารมณ์ ความรู้สึก โดยเฉพาะระดับเสียง มักเป็นตัวบอกภาวะทางอารมณ์ของผู้ติดต่อว่าเป็นความพอใจ โกรธ
ไม่พอใจ หรือเศร้าใจ เป็นต้น • นอกจากนั้นการแสดงออกทางสีหน้าท่าทางยังเป็นการถ่ายทอดความรู้สึกนึกคิดภายในของบุคคลที่สำคัญ อันจะช่วยให้เกิดความเข้าใจกันมากยิ่งขึ้น การจัดทำข่าวสาร/ข้อมูล พึงพิจารณาถึงความชัดเจนที่จะช่วยให้ผู้รับสารเข้าใจและตอบสนองได้ง่าย

3.วิธีการติดต่อสื่อสาร • วิธีการติดต่อสื่อสารจัดเป็นเครื่องมือที่จะนำข่าวสาร/ข้อมูลไปยังผู้รับสาร มีทั้งวิธีการติดต่อที่ไม่ใช้วาจา (Non-Vernal communication) หรืออวัจนสาร และวิธีการติดต่อที่ใช้วาจา (Verbal communication) หรือวัจนภาษา ผู้ส่งสารที่ดี พึงเลือกใช้วิธีการที่เหมาะสมต่อเหตุการณ์ และสอดคล้องกับลักษณะและธรรมชาติของผู้รับสาร เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ คือ มีความเข้าใจตรงกัน

4.ผู้รับสาร • อาจเป็นบุคคลหรือกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่รับข้อมูล/ข่าวสาร และตอบสนองตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร ฉะนั้นจึงพึงระมัดระวังการแปลความหมายว่าส่วนใดเป็นข้อเท็จจริง (fact) ส่วนใดเป็นความรู้สึก (feeling) ส่วนใดเป็นความคิดเห็น (thinking or opinion) และสามารถส่งข้อมูลย้อนกลับ (feedback) ไปยังผู้ส่งข่าวสารได้ ซึ่งอาจจะบอกกล่าวถึงการรับข่าวสาร/ข้อมูล ตรวจสอบความเข้าใจ หรือแสดงความรู้สึกนึกคิด เป็นต้น ย่อมเพิ่มคุณภาพของการติดต่อสื่อสารให้มากยิ่งขึ้น

รูปแบบการติดต่อสื่อสาร
รูปแบบโดยทั่วไปในการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล มี2แบบ ได้แก่
แบบที่ 1 การติดต่อสื่อสารแบบทางเดียว (One-way Communication) หมายถึง การที่ผู้ส่งสารได้แจ้ง หรือเสนอข้อมูลให้ผู้รับทราบ เพ่อแนะนำ บอกกล่าว หรือสั่งให้ปฏิบัติการ ซึ่งฝ่ายรับจะไม่มีโอกาสได้สอบถาม หรือปรึกษาหารือกับผู้ส่งสารเลย
แบบที่ 2 การติดต่อสื่อสารแบบสองทาง (Two-way Communication) เป็นการติดต่อสื่อสาร ทำความเข้าใจกัน โดยมีการโต้ตอบระหว่างผู้ส่งสารกับผู้รับสาร โดยที่ทั้งสองฝ่ายมีโอกาสพบปะ ชี้แจง ทำการตกลง ทบทวนความเข้าใจ

แนวทางในการติดต่อสื่อสารที่เหมาะสม
การที่บุคคลใช้ติดต่อสื่อสารกัน มีมากมายหลายวิธี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ เวลาและเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องในการติดต่อกัน ผู้ที่ต้องการติดต่อสัมพันธ์กันพึงพิจารณาและเลือกวิธีการที่เหมาะสมได้ ดังนี้ •1.ติดต่อกันทางความคิดและความรู้สึก • บุคคลทั่วไปต้องการถ่ายทอดทางความคิดถึงกันเสมอ การถ่ายทอดกันทางความคิด สะท้อนให้เห็นถึงบุคลิกภาพ แรงจูงใจ และความต้องการ ประการที่สอง ความคิดที่ชัดเจนมีผลต่อการถอดรหัสของความคิดที่ส่งมาอย่างถูกต้อง

2.ติดต่อกันทางพฤติกรรมหรือการกระทำ • มีความน่าเชื่อถือมากกว่าคำพูด ภาษากายและการแสดงออกทางท่าทาง เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ ที่ทำให้เข้าใจมากขึ้น •3. ติดต่อกันทางการสังเกต • การสังเกต เป็นส่วนของการรับรู้ ผู้ที่มีประสบการณ์มักจะสามารถรับรู้สาระการสื่อสารให้ครบถ้วน ผู้ที่ขาดประสบการณ์มักจะโน้มเอียง ที่จะแปลผลตามที่ตนรับรู้

4. ติดต่อกันทางการพูดสนทนา • ความหมายของคำหรือเนื้อหาสาระ มีความสำคัญต่อการติดต่อทางการพูด ดังนั้นจึงควรพูดหลังคิด คิดเสียก่อนที่จะพูด สื่อสาร ไปยังผู้อื่น •5. ติดต่อกันด้วยการฟัง • ผู้ฟังที่ดี ควรให้ความใส่ใจ สนใจผู้พูด และ ตั้งใจฟัง โดยพยายามเข้าใจข้อมูลต่างๆที่ผู้พูดสื่อสารได้ ไม่ว่าจะเป็นวัจนสาร หรืออวัจนสาร

แนวการประเมินประสิทธิภาพของ
การติดต่อสื่อสาร
เป็นลักษณะที่เป็นการติดต่อสื่อสารที่ดีมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยลักษณะ 5 ประการดังนี้
1.มีความชัดเจน การทำให้เกิดความชัดเจน หมายถึง การ ระมัดระวัง ในการเลือกภาษา หรือถ้อยคำ หรือข้อความที่จำ เป็น และช่วยในการแปลความ ให้เกิดความเข้าใจตรงกัน สามารถปฏิบัติได้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ ระบุผู้ที่เกี่ยวข้อง เวลา สถานที่ เหตุผล เป็นต้น

2..มีความสมบูรณ์ การติดต่อสื่อสารที่มีความสมบูรณ์ เป็นความพยายามทำให้การถ่ายทอดครบถ้วนตามที่ต้องการ ให้ผู้รับเข้าใจ ได้แก่ การระบุวัตถุประสงค์ วิธีการและสิ่งที่เกิดขึ้นตามมา •3..มีความกะทัดรัด (Conciseness) เป็นการจัดทำข่าวสารที่มีความจำเป็น จะให้เห็นประเด็นสำคัญชัดเจน ไม่ทำให้เกิดความเข้าใจสับสน

4. เป็นรูปธรรม (Concreteness) เป็นการติดต่อสื่อสารที่แสดงให้เห็นเป็นจริงได้มิใช่อยู่ในจิตนาการ หรือเป็นเพียงความคาดหวังเท่านั้น กล่าวคือ ควรสื่อสารกันบนพื้นฐานของความเป็นจริง ง่ายต่อการเข้าใจ •5.มีความถูกต้อง (Correctness) เป็นการถ่ายทอดข้อมูล ข่าวสารที่เป็นจริงไม่บิดเบือน หรือขาดตกสูญหาย 

5.ให้นักศึกษาอธิบายผลต่อการปฏิบัติงานใบระบบสำนักงานอัตโนมัติมา 1 ประการ

การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์  สามารถประหยัดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างมาก  ซึ่งสามารถให้พนักงานนำเวลาไปใช้ในการคิด วางแผน  ตรวจทาน  ปรับปรุง  รวมไปถึงคิดค้นงานของตนให้มีประสิทธิภาพ  และเกิดประสิทธิผลต่องานและสำนักงานได้อย่างมาก